Máy PhotocopyMáy TínhTin Tức

Ưu nhược điểm của các phần mềm tin học văn phòng hiện nay

0

Microsoft Office là bộ phần mềm phổ biến có nhiều chương trình xuất bản trên máy tính dành cho tin học văn phòng.

Và tất nhiên bộ phần mềm Microsoft Office luôn là một bộ phận không thể thiếu đối với mỗi chiếc máy tính văn phòng.

Tùy theo mục đích và nhu cầu sử dụng, người dùng máy tính có thể tùy chọn một số bộ Microsoft Office khác nhau. Hãy cùng điểm qua một số ưu nhược điểm của những phần mềm tin học thông dụng nhất hiện nay để có thể nắm rõ hơn về công dụng của từng phần mềm nhé.

Phần mềm được nhắc đến đầu tiên chắc chắn là Microsoft Word. Nó là ứng dụng được quan tâm, sử dụng rộng rãi nhiều nhất trên toàn cầu, dùng để soạn thảo và xử lí văn bản.

Với Word, nó làm cho công việc đánh máy trở nên nhanh hơn và thuận tiện hơn. Ngoài ra Word còn cung cấp thêm cho người dùng một số chức năng khác rất hữu ích như chèn hình ảnh, video, các liên kết một cách nhanh chóng.

MS Word cung cấp các mẫu để giúp bạn tạo nhiều tài liệu khác nhau như CV, thiệp chúc mừng, các bài báo…Bạn có thể lưu tài liệu ở nhiều định dạng khác nhau. MS Word cũng có thể dễ dàng tích hợp với các chương trình Microsoft Office khác.

Nếu bạn có bảng tính mà bạn đã tạo trên Microsoft Excel , bạn có thể dễ dàng dán nó vào tài liệu Word hoặc bạn có thể làm việc với các chương trình như PowerPoint.

Với sự phát triển của Microsoft đối với Word, bạn có thể chỉnh sửa file PDF trong Word sẵn mà không cần phải cài đặt gói hỗ trợ, nó cho phép người dùng tạo ra các tài liệu định dạng PDF.

MS Word cũng còn có một số điểm hạn chế như khi bạn đang soạn thảo một tài liệu nhưng máy tính của bạn hết pin mà chưa kịp lưu file. Khi bạn soạn thảo văn bản có các phương trình toán học thì cũng sẽ khó khăn hơn vì trình ngôn ngữ khác nhau sẽ có các bảng chữ cái khác nhau.

Excel của Microsoft là tiêu chuẩn thực tế cho phần mềm bảng tính và là công cụ thường không thể thiếu để lập ngân sách, dự báo tài chính và nhập dữ liệu.

Excel có khả năng sắp xếp một lượng lớn dữ liệu thành các bảng tính và biểu đồ logic, có trật tự. Với MS Excel, bạn có thể dễ dàng lưu trữ dữ liệu, thực hiện tính toán, định dạng các ô và điều chỉnh bố cục để chia sẻ với người khác.

Nó cung cấp nhiều công cụ để phân tích chính xác lượng lớn dữ liệu. Nó cung cấp nhiều công thức giúp bạn giải quyết cả các phép tính đơn giản và phức tạp. Ngoài ra các tệp MS Excel có thể được bảo vệ bằng mật khẩu để bảo mật.

Tuy nhiên, MS Excel hiện vẫn còn rất nhiều hạn chế như bạn phải nhập dữ liệu theo cách thủ công, có thể mất một thời gian rất dài. MS Excel vẫn khó sử dụng đối với một số người dùng mới vì chưa quen các công thức, các ô tham chiếu, nên việc tạo hàm để tính toán bảng tính trở nên khó khăn hơn.

Và nhược điểm cuối cùng của Excel không cập nhật dữ liệu và công thức bảng tính khi các bảng được thêm vào một số cột hay hàng, điều đó dẫn đến kết quả sai lệch.

MS PowerPoint là phần mềm trình bày phổ biến nhất được Microsoft tạo ra. Phần mềm Powerpoint cung cấp cho phép người dùng tạo bản trình bày với các slide.

Với Powerpoint, người dùng có thể sử dụng, văn bản, hình ảnh, hình minh họa, hình vẽ, bảng, biểu đồ để dẫn dắt khán giả một cách hiệu quả thông qua một bài thuyết trình.

Powerpoint được sử dụng cho cả mục đích giáo dục và kinh doanh vì nó cho phép trình bày dễ dàng và sáng tạo. Với các tính năng đơn giản của PowerPoint bạn hoàn toàn sử dụng một cách dễ dàng và nhanh chóng để tạo ra một thiết kế đẹp mắt và hấp dẫn, bao gồm văn bản, tính toán hay đồ họa.

Nhược điểm của phần mềm này đó là những tính năng được thêm vào như video hoặc hình ảnh sinh động có thể làm khán giả không tập trung vào những gì bạn đang thuyết trình. Đồng thời, có nhiều người dùng phụ thuộc slide quá nhiều mà không chú trọng phần trình bày của họ. Kích thước của mỗi tệp cũng khá lớn nên sẽ chiếm diện tích bộ nhớ của bạn nhiều.

Và cuối cùng, phần mềm Microsoft Access là một trong những bộ phần mềm tin học phổ biến và hữu ích nhất hiện nay. Phần mềm này ứng dụng nhiều cho các cá nhân và doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn quản lý và báo cáo dữ liệu một cách chuyên nghiệp.

Ưu điểm của phần mềm này là dễ dàng cài đặt và sử dụng, Access cung cấp cho người dùng dữ liệu một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu đầy đủ chức năng trong vài phút. Nó cũng hỗ trợ cho rất nhiều người dùng giúp việc nhập dữ liệu dễ dàng nhanh chóng. Đồng thời nó dễ dàng tích hợp với các phần mềm khác của Microsoft.

Nhược điểm của phần mềm này là giới hạn về dung lượng nên chỉ sử dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ vì nó chỉ hỗ trợ dung lượng tối đa 2GB. Trong khi đó, nó cũng chỉ cho phép bạn lưu dữ liệu trong cùng 1 tệp để xử lí, điều này sẽ làm chậm báo cáo khi truy vấn các biểu mẫu.

Với những điểm nổi bật cũng như những điểm hạn chế của những phần mềm tin học văn phòng ở trên, hi vọng bạn sẽ có cái nhìn bao quát để học tập cũng như đem đến hiệu quả cho công việc hơn nữa.

Những linh kiện cơ bản cấu thành nên laptop của bạn

Previous article

Tầm quan trọng của máy in và mực in

Next article

You may also like

Comments

Leave a reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *